会前：
制定预算方案前，先要掌握以下三条信息。
1、策划会议者要清楚会议要达到什么目的。明白企业以及参会人员想从会议中得到什么，以此来安排会议日程、会议目的地及及会议花费项目。
2、会议目的确立之后，就要要评价会议的需求。评价会议场地大小、会议举办时间、参会人数等。
3、会议策划者还需要熟悉会议客人。包括他们的级别，文化诉求，餐饮需要等。
会议预算的花费项目一般分为以下几个部分：
1、 会议交通费用。
2、 会议室费用
3、 会议住宿费用
4、 会议餐饮
5、 视听设备
6、 会议资料
7、 演员及节目
8、 会议旅游
9、 不可预见费用
海南米廷会展根据会议类型，提供各种预算明细表格，以最专业的服务随时可掌控支出动态。根据办会经验，一般需要留出10%左右的预算作为不可预见的开支。
会中：
会议举办中，可以运用以下方法来防止活动超支。
1、限制签单权的人的数量。因为签单权人数多，就没办法掌控，各种莫名的费用就会出现。
2、如果打印文件量较大，不妨找会展公司租赁一台传真机或者是复印机。
3、演出的娱乐明星可以在本地请。
4、提供普通早餐。
5、缩短接待时间。
6、减少晚宴上菜点的数量。
7、提供清淡午餐，必要的时候提供盒装午餐。
8、通过当地会展公司的关系谈判压低客房的费用。
9、聘请地方的演讲者。
10、组织由参会代表自行承担费用的交流晚宴。
11、预订当地优惠时期或者淡季时期的场地。
12、就餐采用“随身管家”服务。
13、务必在当地城市通过会展公司找当地印刷材料，因为他们能找到质优价廉的当地服务商。
会后：
由会务组的人员细心总结，也可以由会议活动公司写出专业的会议活动总结，有助于降低下次办会的相关成本。
海南米廷会展-专业承接政府及企事业单位举办的工作年会、研讨会、经销商会、产品推广会、新闻发布会以及培训、销售、奖励等各种形式的会议。 需要了解全国案例，请进入OK会议联盟官网。
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