在海南办一场千人大会，需要涉及很多内容，而这种大型会议最先要做的是会议预算。只有根据大会的整体内容作出预算后，领导才能根据公司的资金来决定最后是要增减或替换哪些项目。而大会的内容看似杂而无章，但实际上可以归纳成以下主要几个部分：
1、交通费
这里除了参会者必要的交通费如机票、接送机、会后旅游交通等，这里要注意的是会议物料的运费也是一笔不小的费用。
2、场地费
一般是会议场地的租赁，酒店住宿费用。正常的住宿费除与酒店星级标准、房型等因素有关外，还与客房内开放的服务项目有关——譬如客房内的长途通讯、洗换、迷你吧酒水、一次性换洗衣物、互联网、水果提供等服务是否开放有关。会议活动主办方应明确酒店应当关闭或者开放的服务项目及范围。
3、餐饮费
1：早餐通常是自助餐，一般入住酒店的住宿费都会含有早餐费
2：中餐及午餐基本属于正餐，可以采取人数预算—自助餐形式，按桌预算—围桌式形式。如果主办方希望酒水消费自行采购而非由餐馆提供，餐馆可能会收取一定数量的服务费用。
3：通常，如果在高星级酒店餐厅就餐，餐厅是谢绝主办方自行外带酒水消费的，如果可以外带酒水消费，餐厅通常需要加收服务费。在高星级酒店举办会议宴会，通常在基本消费水准的基础上加收15%左右的服务费。
4、物料制作、会议礼品及租赁费
1：氛围营造物料制作比如临时性的装饰物、展架、易拉宝、指示牌等，需要加装主席台时也可能需要另外的预算。
2：试听设备、多媒体系统、摄录摄影设备等，租赁时通常需要支付一定的使用保证金，租赁费用中包括设备的技术支持与维护费用。值得注意的是，在租赁时应对设备的各类功效参数作出具体要求（通常可向海南专业会议服务公司咨询，以便获得最适宜的性价比），否则可能影响会议的进行。另外，这些会议设施由于品牌、产地及新旧不同，租赁的价格可能相差很大。
3：会议相关物料如会刊、会议证件、会议礼品、手提袋等。
3、演员及节目：
通常可以选定节目后按场次计算——预算金额通常与节目表演难度及参与人数正相关。在适宜地点如果有固定的演出，那预算就很简单，与观看表演的人数正相关——专场或包场除外。
4、杂费
杂费是指会展过程中一些临时性安排产生的费用，包括打印、临时运输及装卸、纪念品、模特与礼仪服务、临时道具、传真及其他通讯、快递服务、临时保健、翻译与向导、临时商务用车、汇兑等等。杂费的预算很难计划，通常可以在会务费用预算中增列不可预见费用作为机动处理。
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