会议组织者为了做好接待服务工作，准确有效地在会议场地传递会议服务信息，引导会议活动参与者有序流动，同时，为了宣传会议活动、突出主题、营造气氛，必然要在会议场地内放置醒目、清晰的背景板。
会议活动背景板的设计上要特别重视人的视觉规律以及空间尺度与周围环境的搭配。经过一些科学的数据分析，162cm高度是最适合传达信息的位置，它来源与人的平均视点高度。
在人群密集的会议活动场合，比较明智的背景板设计是将信息置与站立着的人头部上方的位置，这样可以保证重要信息不被人群遮挡。而户外场地，例如在停车场的欢迎背景板，由于货车、客车车身比较高，所以在设计的时候必须注意背景板的位置也要达到足够的高度。总之，应该在什么样的高度传达信息，取决于环境与人的视觉关系与要求。
前面的高度分析保证设计方案让所有的人都能看到，但看到不代表看清，还有太多因素影响空间中信息的传递。例如：人流速度的影响。当人站在主背景板前阅读信息时，不但离背景板近，而且身体处于静态，所以，在这种情况下可以选择小号字体。当人在走动的状态下阅读信息时，并不想停下脚步，而是希望在行走中便能获取信息，那么文字图像大小的把握就成了设计中的重要因素。
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