晚宴的成本除了食品成本以外，还包括会场座位布置、清洁卫生、灯光设计、试听设备布置等服务费用，所以价格优惠的空间很小。更重要的是内部控制，如果大型的会议活动涉及晚宴，最好使用餐券，因为有些人并不一定参加所有活动，使用餐券比较准确，如果你能确认出席人数，将会减少浪费。
如果人数一定数目之下仍要以基本数计算，预算通常在餐饮决定前编列，并询问餐饮部经理编列的预算临时会有多少个百分点的变化。餐饮部经理通常会要求会议组织者在餐饮活动前48小时给予就餐人数的保证数量，而在24小时前给出最后确切数量，但是绝对不能少于24小时，一般来说客人的数量会有一些变化，比例约为3%~5%，餐厅会多准备5%的食品分量，例如200人的餐食会准备210份。另外，会议组织者不要忘记加上工作人员法人数量。
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