发布会要安排专人负责新闻记者的邀约、接待和联络工作，负责接待新闻记者的工作人员要对发布会的有关情况非常熟悉，能随时回答记者提出的有关产品的各种问题。如果记者希望现场采访某些出席发布会的来宾或企业管理者，而企业又认可行为，那么对接人要提前与有关人员取得联系并征得他们的同意，然后安排好具体的时间和地点，通知记者采访。为表示尊重，采访完毕后。如果记者采访的内容在有关媒体上发表，最好在会后邮寄一份给被采访的有关人员。
对于所有的媒体记者，展会可以给他们每一个人发放一个“新闻袋”。所谓新闻袋，就是企业发给有关媒体有关新品发布会的资料袋。新闻袋里放置的资料一般偶：发布会新闻通稿，产品介绍，发布会活动安排计划以及一些小礼品等。新闻袋务必发到每一个记者手中，这样更有利于他们编写新闻报道。
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