要想成功举办一场成功的大型会议活动，前期的会议准备是关键。小型的会议，准备工作比较简单；大型的会议，准备工作比较复杂，并且越是重要的会议，准备工作涉及的内容就需要更加详细。海口米廷多年的会议服务经验，现在与大家说说那些会前准备是必不可少的步骤。
做好会前准备是开好会议的先决条件。充分的会前准备可以提高会议效率，保证会议流程有条不絮地进行，直接影响整个会议质量。海口米廷现在与大家分享会前准备是必不可少的步骤。
1、制定合理的时间进度表
活动前期准备的时间把握的不好，前期拖延过长或者准备得过于仓促都不利于活动的成功举办。确定好活动项目后就开始进行全面的准备,做好详细的、周到的、全面的活动策划，明确整个活动的步骤，在会议开始之前做全局性的总体策划，做出会议进程“时间进度表”预测活动中可能出现的任何问题，并提前计划好相应的解决方案，并且要勾勒出整个活动的框架。
2、确定与会人员
合理确定与会人员，应根据会议性质、议题、任务，确定出席会议人员的范围、资格、条件等，与会人员一般包括主持人、记录员、来宾、会议代表、列席代表听众等。对出席会议的人数要有精确的统计，以便做好其他准备工作。
3、确定会议场地
大小适中 会场的空间必须足够大，平均每个与会者拥有2平方米为宜。空间过大，彼此难以亲近，会议气氛会受影响。地点应该考虑环境的清静，保证会议不受干扰。外出留宿开会必须考虑通讯联系的方便，考虑费用支出，考虑衣食起居的舒适等等。
4、通知与会人员
一般情况下以电话通知各单位在何时、何地举行会议，并确认各单位与会代表人数。如果会议形式比较郑重，除电话联系外，需要以书面文件或通知单、邀请函的形式与各单位联系，并取得明确答复（如书面文件或通知单、邀请函需特殊制作，与印刷厂商协商处理）。
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