对于活动组织方而言，用餐场合易于保持一种积极的氛围或者为创造这样一种氛围提供了机会。食物饮品能够将人们聚集到一定区域，，招待会更是人们建立联系的一个极好工具。具体到某个会议，其目的和预算决定了办展机构用餐所需要的何种餐饮服务。
1、餐饮合同的签订。 因餐饮合同的服务项目是要写入合同的，所以在签订合同之前就应计划好相关的项目。若有些活动提前不写入合同里，那么后期再增加时，酒店方不一定有档期。合同签订后改期是可以的，若是取消可能就需要承担财务风险。活动开始前要做好餐饮预算，需要考虑到会议类型、服务类型、聚餐时间长短等。同时还得确定餐饮活动形式，可以是早餐、午餐、晚宴、茶歇、冷餐会等。
2、餐饮时间的协调。 合理的时间安排会让整个活动的进程更加顺利，临时的变化都应该告诉酒店的经理方便协调安排。
3、安排好各项细节。 餐饮活动无论采用何种形式，都必须进行细致周到的安排，这样才能体现办展机构高超的服务水准。
4、主题节目。
5、会场的餐饮。
6、成本控制。
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