众所周知，欢迎与会者并帮助他们进行报到是会议殷勤待客的重要表现。然而现场后勤工作人员究竟要做好哪些准备工作与细节呢？
一、成立负责报到的小组。
为什么要成立报到小组呢?其作用在于和米廷会展小编前面提到的“企业会议举办的前期准备工作中，需要成立一个小组专门负责”是相同的道理，这样做有利于分工明确。被选派的现场报到工作的人员应该是经过培训，并熟悉后勤和报到工作的方方面面。确保每位工作人员都应该对所有与会议有关的场所的方位图有所熟悉。关键人员在整个会议期间还应配有通讯工具以便及时沟通情况和随时到位。书面的工作指示和行为规范也是不可少的。同时必须让现场工作人员清楚以下几件事
• 会议活动的日程;
• 各种活动次数;
• 工作人员的分配;
•一些必需场所的位置(商务中心、洗衣房、大堂洗手间等)
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二、我们需要对负责报到的人员进行分配。
• 分配的报到人员要充足，如有需要，可指定后备人员;
• 选择合适性格的人员作为接待员。外向、愉快和乐于助人是必需的性格;
• 一定要选派一名调停人。擅于做出圆通决定的人最能使生气的一方平静下来并对调停感到满意;
• 对于大型会议的大批工作人员，要提供一个专门的会务人员休息室;
• 报到地点一定备有充足的会议介绍、地图和相关资料用来发放;
• 发给每个工作人员一张急救电话号码表。应包含主要航空公司、出租车公司和会议有关方的电话号码;报到处要始终有一位工作人员，负责传信联络。
在这里小编为大家准备的会议旅游关键电话与海南岛的线路图，希望能对您的行程有所帮助。
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三、指示牌的放置情况
因为与会者在酒店迷了路是最令人沮丧和懊恼的事情。所以必须准备足够的指示牌，把他们摆放在需要的地方，以保证与会者能毫不费力地找到想去的地方。
各种类型的指示牌
迎接与会人员、现场运作、安排工作人员和良好的交通安排是会议报到和现场管理顺利进行的组成部分。米廷会展集团拥有一支高素质的会议会务接待团队，我们坚信第一印象是很重要的。对于每个人的到来，我们都将会尽最大的努力，使来到海南的与会人员得到最热情周到的服务。
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